Persoonsgegevens die wij verwerken 

De Lobbelaer verwerkt persoonsgegevens van degenen die lid zijn of lid worden van onze vereniging en welke door de (kandidaat)leden op vrijwillige basis aan ons zijn verstrekt.

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken

-  Voorletters

-  Achternaam

-  Roepnaam

-  Geslacht

-  Geboortedatum

-  Adres

-  Postcode

-  Woonplaats

-  Telefoonnummer(s)

-  E-mailadres

- Bankrekening ( voor automatische incasso contributie)

-  Pasfoto

- Bondsnummer

Het doel waarvoor en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De Lobbelaer verwerkt de persoonsgegevens op basis van de lidmaatschapsovereenkomst met de vereniging en ten behoeve van informatie/promotie over evenementen bij onze vereniging voor de volgende doelen: 

• Inschrijven als nieuw lid of reeds bestaand lidmaatschap
• Verzenden van c.q. vragen om informatie 
• Uitnodigen voor vergaderingen/bijeenkomsten
• Telefonisch contact opnemen of e-mailen indien dit nodig is om aan onze verenigingsverplichtingen en die van de leden, welke aan het lidmaatschap zijn verbonden, te kunnen voldoen
• Ingeval van correspondentie welke aan meerdere leden per e-mail verzonden wordt, zal dit gedaan worden met gebruikmaking van de BCC methode. Dit afgezien van omstandigheden waarbij het nodig is dat de geadresseerden om organisatorische redenen op de hoogte dienen te zijn van de overige aangeschreven adressanten.( Bij voorbeeld bij het indelen voor toernooien)
• Verzenden van berichten ter promotie van club-en open toernooien aan (leden van) andere verenigingen
• Het verkrijgen en/of anderszins informeren van (potentiële) sponsoren

Geautomatiseerde gegevensverwerking c.q. opslag

Web beheer/bewerker:

All United, Erasmusweg 19, 2202 CA Noordwijk aan Zee.

De Lobbelaer heeft een bewerkersovereenkomst met All United, zoals vermeld in hun Algemene Voorwaarden per maart 2018.

Naam website:

https://www.lobbelaer.nl      

Bij besluit van het bestuur van De Lobbelaer is autorisatie verleend aan de door het bestuur aangestelde webmaster om wijzigingen op de website aan te brengen of te laten aanbrengen. Door haar is een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Mocht het voorkomen dat werkzaamheden op of aan de website aan derden, anders dan All United, uitbesteed worden waar de privacy van leden in het geding kan zijn, zal per geval door de webmaster autorisatie worden verleend aan de uitvoerende derde partij en vooraf een geheimhoudingsverklaring verlangd worden. 

Bewaartermijn van eerdergenoemde gegevens

De Lobbelaer bewaart de persoonsgegevens 2 jaar na opzegging van het lidmaatschap bij onze vereniging. Eén en ander om achteraf eventueel noodzakelijke financiële en mogelijk andere, voor alle partijen van belang zijnde zaken alsnog te kunnen afhandelen. Voor administratieve en belastingtechnische doeleinden kan het noodzakelijk zijn om de wettelijke termijn van 7 jaar aan te houden. Dit geldt voor alle categorieën van de aan ons door de leden verstrekte persoonsgegevens. Na opzegging van het lidmaatschap wordt hiervan door het secretariaat (of ledenadministratie namens de secretaris) een schriftelijke bevestiging per mail verzonden.  

Delen van persoonsgegevens met derden

De Lobbelaer verstrekt gegevens uitsluitend aan derden, zoals de KNLTB, indien dit nodig is voor de status van een door de KNLTB goedgekeurde, officiële tennisvereniging. Verder op grond van de condities van onze lidmaatschapsovereenkomst of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. 

Gegevensuitwisseling met de KNLTB

Persoonsgegevens:  naam, adres, geboortedatum, geslacht, pasfoto

Lidmaatschap: startdatum, einddatum, datum laatste wijziging

Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummers

Spelersprofiel: bondsnummer, speelsterkte enkel c.q. dubbel

Functies: KNLTB functies plus e-mailadressen 

 

Gebruik van foto’s op de website en/of via facebook 

In het kader van de berichtgeving over onze vereniging op website, facebook of twitter kunnen hierbij mogelijk foto’s van evenementen of anderszins gepubliceerd worden. Mocht een (kandidaat)lid hiertegen bezwaar hebben of als ouder/voogd van kinderen die lid zijn, jonger dan 16 jaar, dan dient dit zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na publicatie aan de functionaris gegevensbewerking kenbaar gemaakt te worden. Indien het lid hiertegen binnen genoemde termijn geen bezwaar aantekent, dan beschouwen wij dit als stilzwijgende goedkeuring. Met het publiceren van foto’s zal met de nodige voorzichtigheid c.q. eventuele noodzakelijkheid omgegaan worden.

Analytische en andere cookies

Op de website wordt gebruik gemaakt van de diensten geleverd door Google Analytics. Dit om inzicht te krijgen over het gebruik c.q. van bezoeken aan de website/facebook. Met deze data wordt de status van de website waar mogelijk geoptimaliseerd en het gebruik vereenvoudigd. De privacy van de bezoeker blijft hierbij te allen tijde gewaarborgd. Toestemming van de bezoeker is derhalve niet vereist. Mocht het gebruik van andere dan functionele cookies aan de orde zijn, dan wordt dit tijdig kenbaar gemaakt. 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

Een lid heeft het recht om de eigen persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te verwijderen. Daarnaast bestaat het recht om een eventuele toestemming voor de gegevensverwerking later in te trekken of bezwaar te maken tegen de wijze van verwerking van de persoonsgegevens door De Lobbelaer. Tevens is er het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat een lid bij ons een verzoek kan indienen om de door ons ten behoeve van het lidmaatschap gebruikte persoonlijke gegevens in een computerbestand, naar hem/haarzelf of een door hem/haar genoemde organisatie te sturen.

Wil men gebruik maken van het recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of zijn er andere vragen/opmerkingen over de verwerking van de gegevens, dan dient een verzoek met relevante toelichting naar de functionaris gegevensbescherming gezonden worden.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door een bij onze vereniging aangesloten lid is gedaan, wordt vooraf gevraagd om een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Verzocht wordt op deze kopie  pasfoto, paspoortnummer en burgerservice-nummer (BSN) zo goed als mogelijk zwart te maken, dit om misbruik te voorkomen en ter bescherming van de privacy. De Lobbelaer zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op het verzoek reageren. 

De Lobbelaer wijst er tevens op dat de mogelijkheid bestaat om een klacht met betrekking tot het gebruik van de persoonsgegevens, indien deze niet naar tevredenheid door OM werd beantwoord, in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Beveiliging van de persoonsgegevens

De Lobbelaer neemt de bescherming van verstrekte gegevens uiterst serieus en heeft inmiddels passende maatregelen genomen om het in gebruik zijnde computerprogramma, de website, een voor de leden via een wachtwoord afgeschermde ledenlijst en mailadressen zo veel als mogelijk te (laten) beveiligen, teneinde misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging maximaal tegen te kunnen gaan. Ook worden er zeer regelmatig back-ups van alle persoonsgegevens gemaakt. Mocht echter toch het idee bestaan dat de gegevens niet voldoende beveiligd zijn en/of er aanwijzingen zijn van misbruik (datalekken) van persoonsgegevens, dan neemt het lid onverwijld contact op met de functionaris gegevensbescherming. Overeenkomstig artikel 33 (lid 1)van de AVG zal De Lobbelaer in overleg met All United, en dit eveneens bij eigen waarneming van datalekken, afhankelijk van de concrete omstandigheden en relevante risicofactoren, binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Over de afhandeling zullen de betrokken partijen, indien nodig, op de hoogte gesteld worden.

Mocht het in de toekomst noodzakelijk zijn de privacyverklaring op basis van vernieuwde regelgeving te actualiseren, dan zal De Lobbelaer de nodige actie hiertoe ondernemen.

Zevenbergen, 23 mei 2018.